各党总支、直属党支部，校属各部门：

为进一步规范学校会议制度，提高工作效能，根据《衡阳师范学院党委会议事规则（修订）》和《衡阳师范学院校长办公会议事规则（修订）》等文件精神要求，结合学校实际，现就有关事项通知如下：

一、议题申报
     （一）党委会和校长办公会一般每两周召开一次，各部门要提前申报需提请会议研究的议题。

（二）各部门应对拟向会议汇报的议题进行深入的调查研究，征求各方意见，提出明确可行的解决方案或建议，并向分管校领导请示，涉及多个部门的工作，分管领导应事先沟通，报主要领导后再提交会议讨论。
     （三）各部门拟向学校会议汇报的议题，应至少提前2天准备好汇报材料，从党政办网站“服务指南”中下载并填写《党委会议题审批表》《校长办公会议题审批表》，将纸质材料和电子材料报送党政办公室秘书科。未按时提交汇报材料的议题原则上不安排上会讨论。党政办公室秘书科设立议题台账，做好议题登记工作。

二、议题内容
     （一）政策性、规范性文件的议题，应包括文件草案和起草说明。起草说明一般应包括三个方面的内容：一是起草该文件的法律、政策依据；二是文件的研究讨论过程；三是文件的基本结构和主要内容；四是重要条款的说明及提请研究的问题。 
    （二）其他重要事项的议题，应由四部分内容组成：一是背景资料,包括基本情况和政策依据、上级有关要求;二是目前此项工作的现状及协调过程中提出的意见;三是提请研究解决的主要问题；四是议题提出部门明确意见或倾向性意见。

三、议题内容格式

（一）字体。标题用2号宋体，内容用3号仿宋体。

（二）结构层次序号。第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（三）页面设置。使用word排版，上25㎜，下25㎜，左32㎜，右32㎜。内容行间距设为固定值28磅。

（四）印章加盖。落款部门和日期上应加盖议题申报部门印章。

四、议题协调

 （一）议题提出部门应就议题需要解决的相关问题，会议前主动与涉及部门进行沟通、协商，形成统一意见。

 （二）协商中如有分歧意见时，由议题提出部门就涉及部门不同意见及理据同时列附在议题材料之后一并报送分管校领导协调，并确定是否提交党委会或校长办公会研究。

 （三）凡未经协商或经过协商没有形成书面协调意见的议题，党政办公室原则不予接收。

五、议题审定

 （一）党政办公室对议题内容、格式进行初审把关，并提出明确意见。对内容不全面、文字表述不准确、格式不规范、意见不明确、没有涉及部门意见或其他未按要求办理的议题，可以直接退回相关部门，由主办部门修改完善。

（二）党政办公室根据议题报送的时间、数量、紧急程度排出当次党委会、校长办公会议题清单，呈党委书记或校长最后审定上会顺序。

（三）会议时间确定后收到的议题以及未办理完审签手续的议题，如无特殊原因，原则上不列入当次会议研究的范围。    

请各部门自本通知下发之日起遵照执行。

附件：1.衡阳师范学院党委会议题审批表

       2. 衡阳师范学院校长办公会议题审批表

中共衡阳师范学院委员会办公室

                            2018年7月26日

附件1：

衡阳师范学院党委会议题审批表

                   填报日期：    年  月  日

附件2：

衡阳师范学院校长办公会议题审批表

                    填报日期：    年  月  日